빛의 속도로 방학이 끝나고 어느덧 새로운 학생들을 만나야 할 시기가 왔습니다!
조종례, 하루 3~4시간의 수업, 급식지도, 동아리.…. 그리고 점심시간을 이용해 이루어지는 각종 회의로 벌써부터 쉴 틈 없이 움직여야 하는 학교의 일과가 그려집니다. 하나 빠진 것이 있다면 저희에게는 할당된 각종 행정업무들이 있습니다
그래서…! 오늘은 정시퇴근을 위한 단축키와 엑셀 수식을 알아보려고 합니다!
그래서…! 오늘은 정시퇴근을 위한 단축키와 엑셀 수식을 알아보려고 합니다!※ 아래 기능들은 제가 실제로 일을 하면서 유용하게 자주 쓰는 것들 위주로 정리하였습니다.
※ 경기도는 한셀을 주로 사용하여 예시 사진은 한셀을 사용하였습니다.
한글 단축키
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Shift + 방향키: 현재 커서에서 원하는 만큼 블록으로 지정할 때 사용
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Ctrl + B: 글자 굵게(bold)
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Ctrl + U: 글자 밑줄(underline)
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Alt + Shift + N: 글자 자간 좁히기(narrow), 공문서 작성시 문장이 애매하게 길어 한 줄을 넘어가는 경우 자간을 줄여 가독성을 높임
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Alt + Shift + W: 글자 자간 늘리기(wide)
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Shift + Tab: 문단 앞 줄 정렬하기(아래 그림 처럼 ‘1학기’ 바로 앞에 커서를 두고 Shift + Tab을 누르면 문단 앞 줄 정렬
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F7: 편집 용지 설정, 여백을 변경하거나 용지를 가로로 바꿀 때 사용
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Ctrl + F10: 문자표 (특정 특수문자가 어디에 있는지 궁금할 때 블록지정을 한 채로 단축키를 누르면 해당 특수문자가 있는 문자표를 볼 수 있음)
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Win + D: 바탕화면 바로가기
엑셀 조건부 서식
조건부 서식이란 특정 범위의 셀에 특정 규칙을 지정하여 이에 만족하는 경우 색상을 변경하는 등의 서식을 적용하는 기능을 말합니다. 학생 이름과 점수가 있을 때 90점 초과인 학생들을 색깔로 표시하거나, 중복되는 값이 있는지 확인할 때 주로 사용합니다.
아래 그림과 같이 정보 수행평가 영역별 점수와 합계 점수가 있다고 가정해 봅시다.
합계가 90초인 학생들을 표시하고 싶을 때 합계 부분을 블록 지정한 채로 [조건부 서식] - [셀 강조 규칙] - [보다 큼]을 클릭합니다.
초과 기준이 되는 90을 입력한 후에 적용할 서식을 선택해 줍니다.
아래 그림과 같이 90 초과인 데이터에 대해 연한 빨강 채우기 서식이 적용된 것을 볼 수 있습니다.
‘초과’가 아닌 ‘이상’을 적용하고 싶거나 더 자세한 규칙을 적용하고 싶으면 [조건부 서식] - [규칙관리]를 활용하면 됩니다. 또한 지필평가 감독 시간표를 엑셀로 만들 경우 4일 동안 같은 교실을 두 번 이상 감독하는 경우가 있는지 확인하기 위해 조건부 서식의 ‘중복값’을 활용하면 유용합니다.
엑셀 텍스트 나누기/결합
엑셀과 한셀에서는 텍스트 나누기와 결합 기능을 제공합니다. 위 예시에서 학번과 이름이 하나의 셀에 적혀있는 것을 보셨을 텐데요. 학번과 이름을 분리하길 원한다면 텍스트 나누기를 사용해 빠르게 처리할 수 있습니다.
우선 학번과 이름을 분리하기 위해 빈 공간(B열)을 만들어 줍니다.
나누기를 원하는 부분을 블록으로 지정한 후에 ‘텍스트 나누기’를 클릭합니다.
구분자가 있거나 너비가 일정할 경우 둘 중 하나를 택하여 텍스트를 나눌 수 있는데요. 현재 예시에서는 둘 다 적용이 가능합니다. 구분자로 분리됨을 선택한다면 학번과 이름이 한 칸 띄어쓰기로 구분되어 있다는 점을 이용하면 되고, 너비가 일정함을 선택한다면 학번이 5자리의 숫자로 이루어져 있다는 점을 이용하면 됩니다.
‘구분자로 분리됨’을 선택한 후에 구분자에 해당하는 ‘공백’을 선택해 줍니다. 그럼 아래 그림처럼 미리보기 창을 통해 어떤 식으로 텍스트가 나누어질지 미리 살펴볼 수 있습니다.
미리보기를 확인한 뒤 ‘마침’을 누르면 아래 그림처럼 깔끔하게 학번과 이름이 분리된 것을 볼 수 있습니다.
엑셀 수식
엑셀에는 sum, average, countif, vlookup 등의 유용한 함수들이 많습니다. 여러 함수 중 제가 2023학년도에 가장 유용하게 사용했던 함수를 고르라면 index와 match를 선택할 것 같습니다.
INDEX 함수
INDEX(범위, 행 번호, 열 번호) 함수는 지정된 범위 내에서 특정 행, 열에 위치한 값을 반환
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범위: 값을 찾고자 하는 셀 범위
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행 번호: 범위 내에서 값을 찾고자 하는 행의 위치
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열 번호: 범위 내에서 값을 찾고자 하는 열의 위치
MATCH 함수
MATCH(찾을 값, 찾을 범위, [찾기 유형]) 함수는 지정된 값이 처음 나타나는 상대적 위치를 반환
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찾을 값: 찾고자 하는 값
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찾을 범위: 찾을 값이 포함된 셀 범위
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[찾기 유형]: 검색 방식 지정(0은 정확한 일치를 의미함)
예를 들어, 고교학점제로 인한 타임형 수업에서 아래와 같은 선택과목 편성표를 받았다고 가정해 봅시다. 빨간색 글씨를 보면 한 반의 학생들이 같은 물리2를 수강해도, 3A인 학생들은 6반 강의실을 이용하고 3B인 학생들은 9반 강의실을 이용해야 합니다.
이 표를 그대로 학생들에게 주면 3월에 강의실을 제대로 찾아가지 못하겠죠?
그래서 우측 주황색 배경색으로 표시된 부분처럼 3A와 3B를 실제 강의실 이름으로 바꾸어 표시하려고 합니다.
자 그러면 김엑셀 학생의 물리2 3A에 해당하는 강의실을 아래 강의실 표에서 찾아봅시다. 눈으로 강의실 표를 훑어보면 열에서는 3A를 찾고, 행에서는 물리학2를 찾아 결국 ‘6반’이라는 결괏값을 반환해야 합니다. 이를 수식으로 표현해 보면…..
=INDEX(C11:G13,MATCH(H3,C11:C13,0),MATCH(H2,C11:G11,0))
C11:G13에 해당하는 [타임형 이동 강의실] 표에서
MATCH(H3,C11:C13,0) C11:C13 열에서 H3(3A) 데이터에 해당하는 위치와 MATCH(H2,C11:G11,0) C11:G11 행에서 H2(물리학2) 데이터에 해당하는 위치의 교차점 정보를 반환!
6반으로 제대로 나왔다면 마우스 드래그를 통해 자동으로 값을 채우기 위해 H3를 제외한 나머지 셀은 고정을 해줍니다($표시로 고정함, 단축키 F4)
자 그럼 L3 셀에 수식이 완성되었습니다. 이 셀을 마우스로 드래그하면 10101 학생 외에 다른 학생들의 강의실도 바르게 나오는 것을 볼 수 있습니다.
데이터가 없어서 ‘#N/A’로 에러가 난 부분을 어떻게 처리하는지 궁금하시다면! 아래 실습 파일을 열어 확인해 주세요.(iferror() 함수를 사용했습니다.)
